Warum du Bewerber innerhalb von 24 Stunden zurückrufen solltest

Was passiert, wenn eine Bewerbung drei Tage liegen bleibt?

Montagabend, kurz nach neun. Ein Geselle aus dem Nachbarort tippt sich durch deine Anzeige und schickt die Bewerbung ab. Du siehst sie am Donnerstag zwischen zwei Baustellen und rufst am Freitag an. Er sagt, er habe es sich anders überlegt.

So ein Verlauf hat einen einfachen Grund. Wer sich auf eine Anzeige im Feed bewirbt, sucht meist nicht aktiv. Für 70,6 Prozent der offenen Gesellenstellen in Sanitär, Heizung und Klimatechnik gab es 2025 rechnerisch keinen passend qualifizierten Arbeitslosen (KOFA/IW). Der Bewerber hat also einen Arbeitgeber, und er hat Auswahl. Die Bewerbung war ein Moment der Neugier, vielleicht nach einem schlechten Tag auf der Baustelle.

Dieser Moment hält nicht lange. Am nächsten Tag weiß er noch, wie dein Firmenwagen aussah und was in der Anzeige stand. Nach einer Woche hat ihn sein Chef vielleicht mit einer Zusage gehalten, oder ein anderer Betrieb hat schneller angerufen.

Eine Quote, wie viele Bewerber du mit jedem Tag Warten verlierst, haben wir nicht gemessen, und wir schätzen hier auch keine. Was wir aus unseren Kampagnen wissen: Bewerbungen kommen oft schon in den ersten 24 Stunden nach dem Start. Der erste Tag zählt also auch für dich.

Wie viele Bewerbungen kommen in den ersten Wochen?

Bei Erwin Schmidt & Sohn in Sindelfingen hatte keiner mit so vielen Bewerbungen gerechnet. In vier Wochen kamen 25, für eine Stelle im Kundendienst. Die Stelle ist besetzt. Bei Senftleben Haustechnik in Ehingen waren es 21 Bewerbungen in 18 Tagen, für eine Bürostelle. Heizung-Sanitär Klaß bekam 35 Bewerbungen für einen Obermonteur.

Rechenbeispiel, keine Prognose: 25 Bewerbungen in 4 Wochen sind rund 6 pro Woche. Wer jede davon 10 Minuten anruft, braucht 6 × 10 = 60 Minuten pro Woche. Dazu kommen die Treffen im Betrieb mit denen, die passen.

Eine Stunde pro Woche ist machbar, wenn sie im Kalender steht. Ohne Plan bleiben die Bewerbungen liegen, bis zur nächsten ruhigen Woche. Die kommt im SHK-Betrieb selten, und im Herbst schon gar nicht.

„Wir haben nur nicht gedacht, dass es so viele sind.“

Florian Schmidt, Geschäftsführer, Erwin Schmidt & Sohn, Sindelfingen

Wer ruft zurück, wenn du auf der Baustelle oder im Urlaub bist?

Bevor bei uns eine Kampagne startet, klären wir mit dem Betrieb eine Frage: Wer reagiert innerhalb von 24 Stunden, auch im Urlaub? Die Frage klingt banal. Wer sie vorher offen lässt, merkt es in der ersten Woche.

• Eine feste Person ruft zurück, dazu eine Vertretung. Das kann der Chef sein, der Meister oder jemand im Büro.
• Bewerbungen landen dort, wo sie gesehen werden, zum Beispiel als Mail aufs Handy der Person, die zurückruft.
• Ein fester Zeitpunkt am Tag, etwa die Mittagspause oder die halbe Stunde nach Feierabend.
• Klappt es heute nicht, geht eine kurze Nachricht raus: „Danke für deine Bewerbung, ich ruf dich morgen um 17 Uhr an.“

Im Urlaub übernimmt die Vertretung. Ein Monteur, der zwei Wochen auf einen Rückruf wartet, hat danach vielleicht schon andere Pläne. Kommen zu viele Bewerbungen auf einmal, lässt sich die Kampagne drosseln oder kurz pausieren, bis die Rückrufe geschafft sind.

Wie läuft das erste Telefonat mit einem Bewerber ab?

Plan für das erste Telefonat zehn Minuten ein. Es soll klären, ob sich ein Treffen im Betrieb lohnt. Für ein Vorstellungsgespräch ist es noch zu früh.

1. Stell dich vor und sag, auf welche Stelle er sich gemeldet hat.
2. Geh kurz seine Antworten auf die Filterfragen durch.
3. Stell ein paar Leitfragen und hör zu.
4. Beantworte seine Fragen, etwa zu Gehalt und Arbeitszeit oder zum Firmenwagen.
5. Mach einen Termin im Betrieb aus, am besten in den nächsten Tagen, mit Tag und Uhrzeit.

Frag dabei nicht alles ab, was im Lebenslauf stehen würde. Zeugnisse und Gesellenbrief schaust du dir beim Treffen an. Passt jemand nicht, sag es ihm freundlich und klar, am besten gleich im Telefonat. Wer eine faire Absage bekommt, erzählt vielleicht trotzdem einem Kollegen von deinem Betrieb.

Was tust du, wenn ein Bewerber nicht rangeht?

Das kommt vor, gerade tagsüber. Ein Monteur auf der Baustelle hat das Handy im Wagen liegen oder geht bei einer fremden Nummer nicht ran. Das heißt noch nicht, dass er kein Interesse mehr hat.

• Ruf zu einer anderen Zeit noch einmal an, am besten in der Mittagspause oder nach Feierabend.
• Schick nach dem ersten verpassten Anruf eine kurze Nachricht mit deinem Namen und dem Namen des Betriebs, damit er weiß, wer angerufen hat.
• Nach drei Versuchen an verschiedenen Tagen lässt du es gut sein. Wer dann nicht zurückruft, hat vermutlich andere Pläne.

Ruf möglichst immer von derselben Nummer an, am besten vom Firmenhandy. Manche gehen bei unbekannten Nummern nicht ran, rufen aber zurück, wenn sie in der Nachricht lesen, wer dran war. Und notier dir bei jeder Bewerbung, wann du es versucht hast, damit keiner doppelt oder gar nicht angerufen wird.

Was du diese Woche selbst tun kannst

Ein schneller Rückruf kostet kein Geld, nur einen festen Platz im Tag. Diese fünf Schritte richten ihn ein.

1. Leg fest, wer Bewerbungen zurückruft und wer ihn vertritt.
2. Trag dir eine feste Viertelstunde am Tag im Kalender ein, zum Beispiel nach Feierabend.
3. Schreib die Leitfragen auf eine Karte und leg sie ins Auto.
4. Speicher dir eine kurze Nachricht für Tage, an denen du nicht anrufen kannst.
5. Ruf heute noch jeden an, dessen Bewerbung bei dir seit Tagen liegt.

Kommt gar keine Bewerbung, liegt es oft an der Anzeige. Wie du sie aufbaust, steht im Artikel Was gehört in eine Stellenanzeige für Anlagenmechaniker? Was du tun kannst, wenn trotzdem nichts kommt, liest du unter Was passiert, wenn keine Bewerbung oder Anfrage kommt?